Panduan Pengguna Sistem KIPMAIN

Halaman Beranda adalah halaman pertama yang tampil saat mengakses alamat utama website, menampilkan beberapa kartu menu utama:

• Laporan Inspeksi — menuju halaman Login utama, pintu masuk ke Dashboard Preventive.
• Kalender Kerja — menuju kalender Jadwal Preventive (lihat catatan proteksi di bawah).
• PBM Update — menuju halaman monitoring Bongkar Muat, dapat diakses tanpa login.
• KIPMAIN Mobile — tautan ke aplikasi mobile pendamping.
• Kelompok Work Area Executor: Mekanik, Elektrik, Dermaga, Vulkanisir — pintu login Portal Eksekutor tiap bidang.
• Kelompok Next Project: Cigading 2, Supporting, Knowledge, Perencanaan — lihat bagian 4.9 untuk status modul-modul ini.

Bagian paling bawah halaman Beranda menampilkan mistar berjalan berisi peraturan K3 kawasan pelabuhan, serta panel statistik kecil (jumlah pengguna online, jumlah kunjungan, dan alamat IP pengunjung) sebagai indikator bahwa sistem aktif berjalan.

Karyawan yang belum memiliki akun dapat mendaftar mandiri melalui halaman Daftar Akun (tautan “Daftar Sekarang” di halaman Login).

1. Buka halaman Login, lalu klik Daftar Sekarang.
2. Isi Nama Lengkap sesuai kartu identitas/ID card perusahaan.
3. Isi NIK Karyawan.
4. Pilih Unit/Seksi: Mekanik, Elektrik, Dermaga, Vulkanisir, atau Cigading 2.
5. Isi Username — disarankan menggunakan NIK agar konsisten dengan pintu login Eksekutor (yang memvalidasi berdasarkan NIK).
6. Buat Kata Sandi minimal 8 karakter kombinasi.
7. Jawab soal penjumlahan sederhana pada kolom Captcha.
8. Klik Kirim Permintaan Akses.

Sistem akan menolak pendaftaran apabila Username atau NIK yang dimasukkan sudah terdaftar sebelumnya, untuk mencegah akun ganda.

Setelah akun aktif (sudah diverifikasi Admin), login dilakukan sesuai pintu masing-masing:

Login melalui pintu utama (Admin/Preventive)

1. Buka halaman /login.
2. Isi kolom Username / NIK.
3. Isi kolom Password. Gunakan ikon mata di sisi kanan kolom untuk menampilkan/menyembunyikan ketikan sandi.
4. Klik Masuk ke Sistem. Anda akan diarahkan ke Dashboard Utama.

Login melalui pintu Eksekutor (Teknisi)

1. Buka halaman Beranda, lalu klik kartu bidang Anda pada kelompok “Work Area Executor” (Mekanik/Elektrik/Dermaga/Vulkanisir).
2. Isi NIK dan Password, lalu klik tombol masuk.
3. Anda akan diarahkan ke Portal Eksekutor bidang tersebut.

Apabila lupa kata sandi, gunakan menu mandiri berikut (tanpa perlu email/OTP):

1. Dari halaman Login, klik Lupa Password?
2. Isi Username/NIK dan Nama Lengkap — pastikan nama diketik persis sama dengan yang tercatat saat pendaftaran, karena sistem mencocokkan kedua data ini sekaligus sebagai bentuk verifikasi identitas.
3. Isi Password Baru dan Konfirmasi Password Baru.
4. Jawab soal perkalian pada kolom captcha.
5. Klik Update Password. Jika data cocok, muncul notifikasi berhasil dan Anda diarahkan kembali ke halaman Login.

Perpustakaan digital berisi manual book, spesifikasi alat, dan dokumen teknis lain dalam format PDF, dapat diakses dari menu Knowledge tanpa perlu login.

• Gunakan kolom pencarian untuk menyaring dokumen berdasarkan judul atau kategori.
• Setiap dokumen menampilkan jumlah dilihat dan diunduh sebagai indikator popularitasnya.
• Tombol ikon mata membuka pratinjau dokumen di tab baru; tombol ikon unduh mengunduh berkas PDF-nya.
• Tersedia pintasan Buka Cloud Drive menuju folder Google Drive arsip pusat, untuk dokumen referensi lama di luar daftar standar.

Halaman HSSE (dapat diakses dari tombol “K3 & Safety” pada halaman Login) berisi informasi kebijakan dan praktik Health, Safety, Security & Environment kawasan pelabuhan. Halaman ini bersifat informasi statis (tidak ada input data) dan dapat diakses tanpa login.

Halaman PBM Update menyajikan papan informasi status Bongkar Muat kapal secara real-time per dermaga (nama kapal, agen, waktu tiba/sandar, progres tonase, cuaca, kendala, dan lain-lain), dalam bentuk kartu per dermaga yang dapat dibuka untuk rincian lengkap. Dapat diakses tanpa login — cocok ditampilkan pada layar monitor bersama di ruang operasional.

Sumber data halaman ini adalah berkas data harian yang diperbarui oleh tim operasional (lihat bagian 3.15 mengenai cara memperbarui datanya).

Kartu KIPMAIN Mobile pada halaman Beranda mengarahkan ke aplikasi pendamping berbasis web-app (PWA) yang dapat dipasang di layar utama HP, agar pelaporan saat inspeksi di lapangan/Dermaga dapat dilakukan lebih cepat dan praktis langsung dari genggaman, tanpa harus membuka browser dan mengetik alamat website setiap kali.

Setelah login melalui halaman /login (bagian 2.3), Anda masuk ke Dashboard Utama — pusat kendali seluruh Laporan Preventive Inspection. Bagian atas menampilkan bilah pencarian cepat dan navigasi menuju Tambah Laporan, Jadwal Preventive, Knowledge Center, Panel Admin (khusus Role Admin), Profil, dan Keluar.

Kolom Status menggunakan empat kode warna untuk mempercepat pemantauan:

Gunakan menu Tambah Laporan / Add Report dari Dashboard Utama untuk mencatat hasil inspeksi baru. Formulir ini membentuk satu baris data pada Dashboard dan pada Portal Eksekutor bidang terkait.

Setelah seluruh kolom terisi, klik Simpan Laporan. Data baru langsung tampil di baris teratas Dashboard.

Klik tombol Lihat Detail pada baris laporan mana pun (tersedia untuk semua peran) untuk membuka rincian lengkap: seluruh kolom isian, kedua foto dokumentasi ukuran penuh, riwayat pemroses, dan (bila selesai) foto bukti perbaikan.

Tombol Cetak Laporan (PDF) membuka dialog cetak bawaan peramban dengan tata letak menyerupai kop surat resmi PT. Krakatau Bandar Samudera, lengkap kolom tanda tangan pelapor dan penanggung jawab Maintenance — pilih “Save as PDF” untuk menyimpan sebagai berkas, atau kirim langsung ke printer.

Tombol Edit (khusus Admin/Preventive) membuka kembali formulir yang sama seperti saat pembuatan laporan, dengan data yang sudah terisi. Semua kolom dapat diperbarui, termasuk mengganti foto dokumentasi.

Tombol Proses (khusus Admin/Preventive; tersedia juga bagi Eksekutor di Portal masing-masing — bagian 4.3) digunakan untuk menutup temuan setelah tindak lanjutnya selesai.

1. Klik Proses / Selesaikan pada baris laporan yang dimaksud.
2. Isi Nomor Work Order (WO) terkait.
3. Isi Tanggal Pengerjaan, Jumlah Jam Kerja, dan Jumlah Pekerja yang terlibat.
4. Unggah Foto Bukti Perbaikan (wajib apabila laporan belum memiliki bukti sebelumnya).
5. Centang kotak pernyataan bahwa pekerjaan telah benar-benar selesai.
6. Klik Simpan & Selesaikan.

Status laporan otomatis berubah menjadi Completed dan kondisi alat diperbarui menjadi BAIK — tercermin langsung di Dashboard Utama, Portal Eksekutor, dan rekap All Reports.

Gunakan kolom pencarian pada bilah atas Dashboard untuk mencari laporan berdasarkan kata kunci (nama lokasi, keterangan aktivitas, atau nomor notifikasi). Untuk penyaringan berdasarkan rentang tanggal, area, dan lokasi sekaligus, gunakan Menu Filter Generator (bagian 3.7).

Menu Filter Generator menghasilkan berkas PDF resmi berisi rekap Laporan Preventive sesuai parameter pilihan — cocok untuk pelaporan bulanan/tahunan ke manajemen.

1. Buka menu Filter Generator dari Dashboard Utama.
2. Pilih Lokasi tertentu, atau biarkan pada “Semua Lokasi”.
3. Pilih jenis Periode: Bulanan (bulan & tahun), Tahunan (tahun saja), atau Custom (tanggal awal-akhir bebas).
4. Klik Generate PDF. Sistem menyusun seluruh laporan sesuai kriteria ke satu berkas PDF berkop surat resmi, lengkap foto dokumentasi.

Diakses dari Panel Admin, menampilkan rekap seluruh temuan (di luar entri rutin Preventive Maintenance biasa) dalam satu tabel besar yang dapat difilter berdasarkan kata kunci, status laporan, dan kategori teknis, dengan navigasi halaman (100 baris/halaman). Cocok untuk audit menyeluruh maupun rekap tindak lanjut notifikasi SAP lintas bidang.

Kalender bulanan interaktif untuk merencanakan kegiatan preventive maintenance ke depan, lengkap penanda hari libur nasional Indonesia. Tiap jadwal tampil sebagai label kecil berwarna dengan kode kategori: Mekanik, Elektrik, dan Sipil.

Menambahkan jadwal secara massal

1. Klik tombol Update Jadwal.
2. Pilih Bulan yang ingin dijadwalkan.
3. Pada tabel matriks (baris = tanggal, kolom = daftar aset), centang pertemuan tanggal & aset yang perlu dijadwalkan. Tanggal Minggu tidak tersedia untuk dicentang.
4. Sel yang sudah memiliki jadwal akan tampil terkunci agar tidak terjadi duplikasi.
5. Klik Simpan Jadwal — seluruh kombinasi tercentang tersimpan sekaligus.

Mengubah atau menghapus jadwal satuan — klik label jadwal pada tanggal tertentu untuk membuka jendela edit: ubah Judul kegiatan, Kategori, Tanggal, atau hapus jadwal sepenuhnya.

Gunakan panah navigasi untuk berpindah bulan, dan tombol Cetak Kalender untuk mencetak tampilan bulan aktif lengkap kolom tanda tangan persetujuan.

Panel Admin menyajikan ringkasan performa maintenance secara visual:

• Grafik tren bulanan — jumlah temuan dan penyelesaian per bulan dalam grafik garis.
• Grafik donat rasio penyelesaian — perbandingan laporan Completed dibanding yang masih berjalan.
• Kartu ringkasan (KPI) — akun menunggu verifikasi, status penyimpanan berkas, temuan outstanding, dan pekerjaan selesai.
• Menu sidebar menuju: Verifikasi User, Compress Files, All Reports, dan Upload PBM.

Setiap pendaftaran akun baru (bagian 2.2) muncul dalam antrean di menu Verifikasi User, lengkap nama, NIK, seksi, waktu pendaftaran, serta penanda tenggat SLA.

1. Buka menu Verifikasi User dari Panel Admin.
2. Tinjau data pendaftar (nama, NIK, seksi kerja) untuk memastikan kesesuaian dengan data kepegawaian.
3. Klik Approve untuk mengaktifkan akun, atau Reject untuk menolaknya.

Karena ruang penyimpanan server terbatas, tersedia dua utilitas rumah-tangga (housekeeping):

• Compress Files — memindai seluruh folder unggahan foto laporan, menampilkan berkas berukuran >300 KB, dan memampatkan ukurannya secara massal tanpa menurunkan kualitas tampilan secara signifikan.
• Bersihkan File Sampah (tombol di bagian bawah Dashboard Utama) — menghapus berkas foto tersimpan yang sudah tidak terhubung ke laporan mana pun.

Disarankan menjalankan kedua utilitas ini secara berkala (misalnya bulanan) sebagai bagian pemeliharaan rutin sistem.

Modul khusus untuk mencatat hasil uji Megger (pengukuran tahanan isolasi motor listrik AC/DC), digunakan Tim Elektrik. Berbeda dari modul lain, halaman ini belum ditautkan pada menu utama — mintalah tautannya kepada Admin/pengembang sistem untuk disimpan sebagai pintasan.

• Dashboard Megger menampilkan kartu ringkasan jumlah pengecekan, jumlah pending approval, dan peringatan otomatis bila ditemukan indikasi hubung-singkat.
• Input Data Uji mencatat tanggal uji, lokasi/nama motor, jenis motor, nilai tahanan isolasi tiap fasa, dan kondisi hasil pembacaan.
• Setiap hasil uji baru berstatus pending hingga ditinjau dan disetujui Admin melalui menu Approve, sebagai kendali mutu berjenjang.

Untuk menambah dokumen baru ke Knowledge Center (bagian 2.5):

1. Buka menu Knowledge, klik Upload Dokumen, lalu konfirmasi wewenang Admin.
2. Isi Judul Dokumen dan pilih Kategori bidang terkait.
3. Pilih berkas PDF dari perangkat Anda.
4. Klik Unggah — dokumen langsung tampil di daftar Knowledge Center dengan penghitung dilihat/diunduh dari nol.

Data pada halaman publik PBM Update (bagian 2.7) bersumber dari satu berkas data terpusat yang diperbarui melalui menu Upload PBM pada Panel Admin.

1. Siapkan data Bongkar Muat terbaru dalam format CSV/Excel sesuai kolom standar (Lokasi Tambat, Nama Kapal, Agent, waktu tiba/sandar, progres tonase, cuaca, kendala, uraian pekerjaan).
2. Buka menu Upload PBM, pilih berkas tersebut, lalu unggah.

Menu Profil menampilkan data akun Anda: Nama Lengkap, Username, Role, dan Seksi. Fitur ubah kata sandi dari halaman ini masih dalam pengembangan — gunakan alur Lupa Password (bagian 2.4) bila perlu mengganti kata sandi.

Portal Eksekutor adalah “ruang kerja” digital khusus tiap bidang, terpisah dari Dashboard Utama Admin/Preventive. Setiap Portal menampilkan 4 menu utama dalam bentuk kartu:

Data setiap bidang tersimpan terpisah (Mekanik, Elektrik, Dermaga, Vulkanisir masing-masing memiliki tabel data kegiatan sendiri) — regu satu bidang tidak melihat data kegiatan harian bidang lain, namun tetap dapat melihat temuan Preventive lintas-bidang melalui Dashboard Utama bila memiliki akses ke sana.

Buka halaman Beranda, lalu pilih kartu bidang Anda pada kelompok Work Area Executor. Masukkan NIK dan Password akun Anda.

Setelah berhasil masuk, Anda akan diarahkan ke Portal Eksekutor bidang tersebut (contoh: Portal Elektrik).

Menampilkan temuan yang dibuat Tim Preventive (bagian 3.2) yang sesuai bidang Anda dan masih memerlukan tindak lanjut (kondisi Rusak Ringan, Rusak Berat, atau Kotor) — temuan berkondisi “Laik Pakai” tidak akan muncul di sini.

Setiap baris menampilkan lokasi, keterangan temuan, kondisi alat, rekomendasi, foto dokumentasi, dan status. Gunakan kolom pencarian dan filter lokasi untuk mempersempit daftar.

Menindaklanjuti sebuah temuan

1. Klik Lihat Detail untuk meninjau kelengkapan temuan sebelum mengerjakan (opsional namun disarankan).
2. Setelah pekerjaan tuntas di lapangan, klik Selesaikan / Edit Bukti pada baris temuan tersebut.
3. Isi Nomor Work Order (WO), Tanggal Pengerjaan, Jumlah Jam Kerja, dan Jumlah Pekerja.
4. Unggah Foto Bukti Perbaikan.
5. Centang pernyataan pekerjaan selesai, lalu klik Simpan & Selesaikan.

Temuan yang sudah diproses akan hilang dari daftar “Temuan Preventive” dan berpindah status menjadi Completed, terlihat kembali melalui Dashboard Utama maupun menu All Reports.

Digunakan untuk mencatat pekerjaan rutin regu Anda per shift — terpisah dari alur temuan Preventive. Satu kali pengisian dapat mencakup beberapa pekerjaan sekaligus dalam satu shift yang sama.

Mengisi laporan kegiatan baru

1. Klik Tambah Laporan / Input Kegiatan.
2. Isi Tanggal dan pilih Shift (Non Shift / Shift 1 / Shift 2 / Shift 3).
3. Pilih Grup kerja bila tersedia — kolom Personil otomatis terisi, atau isi Personil manual.
4. Isi Personil Lembur apabila ada anggota yang bekerja lembur di luar susunan grup.
5. Untuk tiap pekerjaan pada shift tersebut, isi: Area Kerja, Jumlah Tenaga Kerja, Lama Pekerjaan (jam), dan Detail Pekerjaan.
6. Tentukan Buatkan Notifikasi? — Ya bila memerlukan nomor notifikasi SAP (nomornya boleh menyusul), atau Tidak.
7. Klik Tambah Baris bila ada pekerjaan lain dalam shift yang sama.
8. Klik Simpan untuk menyimpan seluruh baris pekerjaan pada shift tersebut sekaligus.

Mengelola daftar laporan yang masih berjalan — tabel di bawah formulir berisi laporan yang belum ditutup, dikelompokkan per tanggal/shift. Dari tabel ini Anda dapat mengedit data langsung pada baris terkait (termasuk mengisi Nomor Notifikasi begitu terbit), atau Tutup laporan yang sudah selesai — memindahkannya ke Histori Laporan.

Menyaring dan menampilkan khusus pekerjaan berstatus “Buatkan Notifikasi: Ya” dan belum ditutup — daftar pekerjaan yang sedang menunggu penerbitan nomor notifikasi SAP. Gunakan sebagai daftar pantau harian agar tidak ada permohonan notifikasi yang terlewat.

Menampilkan seluruh laporan kegiatan yang sudah ditutup, sebagai arsip riwayat kerja regu. Tersedia filter kata kunci, lokasi/area kerja, dan status kelengkapan notifikasi untuk membantu penelusuran data lama.

Untuk regu Mekanik dan Vulkanisir, tersedia fitur tambahan mengunggah banyak baris Laporan Kegiatan sekaligus melalui berkas CSV — berguna bila data harian sudah lebih dulu direkap di Excel.

Susun berkas CSV tanpa baris judul kolom, dengan urutan kolom persis sebagai berikut:

1. Buka menu Upload CSV pada Portal Eksekutor Mekanik/Vulkanisir.
2. Pilih berkas CSV yang sudah disiapkan sesuai urutan kolom di atas.
3. Klik Upload — sistem menampilkan jumlah baris yang berhasil diimpor.

Menu Profil pada Portal Eksekutor menampilkan Nama Lengkap, Username, User ID, Role, Seksi, dan NIK akun Anda. Tombol Ubah Password di sini masih berstatus segera hadir — gunakan alur Lupa Password (bagian 2.4) untuk mengganti kata sandi.

Pada kelompok “Next Project” di halaman Beranda, terdapat beberapa kartu tambahan di luar empat bidang Eksekutor utama:

Bagian-bagian yang belum tersedia akan diperbarui pada revisi dokumen berikutnya begitu pengembangannya rampung dan resmi digunakan.

Tabel berikut merangkum hak akses tiap Role terhadap seluruh modul KIPMAN sebagaimana dijelaskan pada Bab 2–4, sebagai referensi cepat.

* Pengguna yang mengakses kalender tanpa login akan diminta konfirmasi tambahan terlebih dahulu (bagian 2.1).

Daftar lokasi/aset standar yang tersedia pada dropdown “Lokasi Spesifik Unit” di formulir Laporan Preventive, Filter Generator, dan matriks Jadwal Preventive:

Bagian ini bukan bagian dari panduan penggunaan sehari-hari, melainkan catatan hasil peninjauan berkas sistem yang perlu diketahui oleh pihak yang mengelola atau melanjutkan pengembangan KIPMAN, sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan berikutnya.

Dokumen ini disusun berdasarkan penelusuran langsung terhadap berkas sumber dan struktur basis data Sistem KIPMAN per Mei 2026, dan akan terus relevan selama tidak ada perubahan besar pada alur kerja sistem. Untuk modul yang masih berstatus “segera hadir” (Cigading 2, Supporting, Perencanaan, Ubah Password mandiri), panduan ini akan diperbarui begitu modul tersebut resmi dirilis.